Warum Ordnung am Arbeitsplatz Ordnung im Kopf schafft?

Als Kind wurde mir gesagt, dass mein Zimmer so aussehe, wie es auch in meinem Kopf aussieht. Folglich, wer ein aufgeräumtes Zimmer hat, hat auch einen "aufgeräumten" Kopf. Wahrscheinlich war das vor allem ein Versuch meiner Eltern mich zum Aufräumen zu bewegen. Hat es funktioniert? Und wie!

Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz

Was habe ich davon auch in mein Erwachsenenleben mitgenommen? Wer aufräumt, schafft Ordnung. Klingt einfach und logisch. Dahinter steckt aber ein Prinzip, welches mir in Leben, aber vor allem im Berufsalltag weiterhilft. Denn Ordnung bringt Ruhe in das eigene System. Mit einem ruhigen Nervensystem können wir klarer denken, uns besser fokussieren und Dinge auch wirklich erledigen. Ordnung macht uns also produktiver und effizienter - und wer möchte das nicht sein?!

So habe ich über die Zeit Ordnungs-Rituale entwickelt in meinem Berufsalltag, welche mich erden und mir die Arbeit leichter machen. Diese möchte ich mit dir teilen.

Tipp Nr.1 - Zeit ist nicht nur Geld, sondern auch Ruhe

Der Wecker klingelt. Der Kaffee wird herunter gestürzt. Die Kleider werden wahllos aus dem Schrank gezogen, angezogen und dann geht es auch schon weiter zur Arbeit. Hektik am Morgen ist keine Seltenheit, kostet aber viel Energie, die man danach bei der Arbeit nicht mehr zur Verfügung hat. Sich Zeit nehmen bedeutet zwar, dass man den Wecker vielleicht früher stellen muss, jedoch überschätzt man die zusätzliche Zeit meist. Mein Tipp: Überprüfe die Dauer deiner Routinetätigkeiten. Wenn du weisst, wie lange du hast, um die Zähne zu putzen, dich zu schminken, dich anzuziehen, etc. dann kannst du besser planen. Meist reicht eine zusätzliche Viertelstunde. Dies gibt dir die Möglichkeit in Ruhe in den Tag zu starten und nicht mit einem halbleeren Akku im Büro anzukommen.

Tipp Nr.2 - Offline- und Online-Ordnung schaffen

Ordnung bringt Effizienz und Effizienz schafft Platz. Platz für eine Pause, Platz für weitere Erledigungen oder Platz für ein Hobby. Wenn du an deinem Arbeitsplatz ein Chaos vorfindest, wird es dir schwer fallen, dich zu konzentrieren. Du wirst Mühe haben, den Fokus zu behalten, da die herumliegenden Dinge auf dem Schreibtisch dich ablenken. Mein Tipp: Schaffe jeden Morgen noch bevor du den PC startest für Ordnung auf dem Tisch. Räume alles weg (putze den Tisch, wenn dir das Freude bereitet oder du es schon lange nicht mehr gemacht hast) und überlege dir, was du wirklich auf deinem Tisch brauchst. Tastatur, Maus, Notizen, Headset - that's it. Ich habe zusätzlich immer noch etwas auf dem Tisch, was mir Freude bereitet, bspw. eine Kerze oder eine Pflanze.

Halte es genau so mit der digitalen Ablage. Musst du wirklich alles speichern und ablegen oder kannst du auch einfach darauf vertrauen, dass deine Cloud (oder ähnliches) die verschiedenen Versionen deiner Arbeit abspeichert?! Wenn du etwas wirklich abspeichern musst, sorge wenigstens für eine gute Beschriftung der Dateien.

„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“ - Johann Wolfgang von Goethe

Tipp Nr.3 - Mit einem klaren Ziel bis zum Ende des Tages

Wieso ich ein grosser Fan von "To-Do-Listen" bin? Weil sie dir eine klare Arbeitsanleitung geben. Setze dich morgens (nach dem du deinen Arbeitsplatz aufgeräumt hast) hin und schreibe dir alle Aufgaben auf, die du heute erledigen möchtest. Überlege dir zudem, wie lange du ungefähr brauchst, um diese Aufgaben zu erledigen und baue die Meetings und genügend Pausen ein. Danach musst du dir keine Gedanken mehr über deinen Tagesablauf machen, sondern folgst einfach deinem Tagesplan - Schritt für Schritt.

Tipp Nr.4 - Kleiner Dopaminschub gefällig?

Ein weiterer Grund für eine "To-Do-Liste"? Jedes Mal, wenn du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du sie abhaken. Das gibt eine kleine Befriedigung, da wir damit eine visuelle Bestätigung unserer Leistung erhalten - das Glückshormon Dopamin wird ausgeschüttet. Das macht Freude und fördert die Motivation.

Ordnung ist das halbe Leben...

...naja fast. Aber Ordnung und Strukturen machen dir das Leben einfacher, weil du nicht jedes Mal von Neuem darüber nachdenken musst, was jetzt zu tun ist. Auch visuelle Ordnung (auf dem Tisch oder PC) gibt Ruhe und sorgt für Orientierung. Hier siehst du, wie ich meinen Tag gestalte: visuelles Beispiel meiner Tagesstruktur

Eine Vorlage findest du hier.

Tolle Online-Planner: Microsoft Planner, Microsoft To Do, Evernote, Trello